Onboarden van nieuwe collega's tijdens COVID-19

22 oktober 2020

Nieuwe collega’s wil je natuurlijk zacht laten landen binnen je organisatie. Want goede onboarding is goud waard! “Het is een win-win als nieuwe medewerkers een vliegende start maken.” Paul Römer, Recruitment Business Partner én Product Owner van onboarding bij Essent vertelt hoe onboarding er in corona variant uitziet.

Een goede onboarding is essentieel

“Als ik een pas gestarte Essenter hoor zeggen dat de agenda al ‘vol’ zit krijg ik altijd een beetje jeuk” vertelt Paul. “Natuurlijk wil je dat iemand binnen een afzienbare periode laat zien waar hij/zij voor is aangenomen. Maar dat bereik je alleen door iemand de tijd te geven om de organisatie goed te leren kennen. Een gedegen onboardingsprogramma vormt een belangrijke eerste stap om een nieuwe Essenter zijn of haar topvorm te laten bereiken en de perfecte start te geven. Natuurlijk beleeft iedereen zijn onboarding anders, dat is ook prima. Een groot deel van die periode ligt bij het nieuwe team en de manager, waarbij de buddy essentieel onderdeel vormt. We willen daarin ondersteunend zijn, zeker in die eerste periode.”

Op zoek naar bevestiging

“Tijdens de onboardingsperiode, van ‘handtekening tot en met de eerste 30 dagen’, is die nieuwe medewerker in ieder geval op zoek naar één ding, dat is bevestiging. Tot de eerste werkdag hebben de meeste nieuwe Essenters nog maar een vrij beperkt beeld van hun functie, het team waarin ze komen te werken en Essent als werkgever. Dat is ook logisch want dat beeld is veelal gebaseerd op de vacaturetekst en de twee sollicitatiegesprekken die men heeft gevoerd. Vrij weinig dus, ook al doen we hard ons best om kandidaten aan de voorkant al een zo goed mogelijk beeld te geven.” vertelt Paul.

Nieuwe Essenters willen een duidelijke ‘ja’ op de vraag ‘heb ik de juiste keuze gemaakt door voor Essent als werkgever te kiezen?’. Een goede onboarding geeft antwoord op die vraag, op diverse terreinen. Of het nu gaat om de werksfeer, de onderlinge samenwerking, de strategie van de organisatie, de werkzaamheden en verantwoordelijkheden of de stijl van leidinggeven. “Een nieuwe baan is een life changing event, dat mogen we niet vergeten. En dus staat onboarding bij ons hoog op de agenda”, zegt Paul.


Onboarding in COVID-19 stijl

“Normaal gesproken laten we Essenters op hun eerste werkdag IT devices ophalen, zorgen we voor heerlijke koffie en een goede lunch, samen met een afvaardiging van ons ELT. Je neemt ze mee door het kantoorpand, ze maken kennis met onze manier van werken, onze strategie, de structuur van Essent. En we sluiten standaard af met een borrel bij onze stamkroeg. We laten ze écht ervaren wie Essent is als werkgever, letterlijk alle zintuigen worden benut.”

En toen kwam corona. “Ja, toen kwam corona, dat was even schakelen. Het onboarden van een nieuwe medewerker is altíjd al belangrijk, maar nu ligt hier een nog belangrijkere rol. En ik moet zeggen, het is ons in een rap tempo gelukt om een gedegen online onboarding neer te zetten. Zeker, het programma is enigszins op de schop gegaan, we hebben het opgeknipt. In de eerste maanden met 4 online sessies. Maar we merkten dat we met de laatste sessie het momentum verloren. Sinds juni zijn we naar 3 online sessies gegaan. Ook inhoudelijk is er wel wat veranderd. Iedere maand komt dit voor onze nieuwe mensen weer terug dus het is ook goed om continu te blijven verbeteren, dat doen we ook. We kijken continu op basis van de feedback van recent gestarte Essenters hoe we die eerste dagen zo goed mogelijk kunnen inrichten. Het blijft een uitdaging om het onderlinge - contact en - leereffect te behouden en de interactiviteit te vergroten. Tools zoals Mural en Mentimeter zijn daarin een uitkomst gebleken!"

In de praktijk

Inmiddels zijn er vanaf maart tot september 50 nieuwe Essenters gestart. Allemaal hebben zij de digitale onboarding doorlopen. Allemaal vanuit hun eigen huis, werkend vanaf een fijne werkkamer of zittend aan de keukentafel. “Het heeft ook wel iets, ondanks dat je niet fysiek bij elkaar in een ruimte bent, zit je meteen in iemands keuken, werk- of woonkamer. Hoe persoonlijk wil je het hebben? Zeker wanneer ook de kinderen of huisdieren nog even voorbij komen op de camera. Ideaal is het niet maar we houden bij Essent van een uitdaging en proberen nu vooral ook de kansen te benutten die deze periode met zich meebrengt”, eindigt Paul zijn verhaal.

Dat onboarden tijdens COVID-19 extra persoonlijk kan zijn ondervond onze recent gestarte Directeur C+ Operations, Henriëtte Setz: “Om tijdens mijn introductie toch meer persoonlijk contact te hebben, organiseren we af en toe kennismaking bij collega’s thuis, natuurlijk op veilige afstand. Dat zijn heel leuke gesprekken.”

Benieuwd naar de ‘Eerste 100 dagen van Henriëtte'? Lees haar volledige verhaal hier.